{"id":2774,"date":"2014-05-31T08:04:14","date_gmt":"2014-05-31T07:04:14","guid":{"rendered":"http:\/\/jpgarcia.blogs.upv.es\/?p=694"},"modified":"2014-05-31T08:04:14","modified_gmt":"2014-05-31T07:04:14","slug":"reuniones-la-gestion-del-tiempo-del-otro","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/jpgarcia.webs.upv.es\/?p=2774","title":{"rendered":"Reuniones: la gesti\u00f3n del tiempo del otro"},"content":{"rendered":"

Disclaimer: este es un tema que no domino. Y este post pretende \u00fanicamente compartir una reflexi\u00f3n basada en la experiencia.<\/em><\/p>\n

Una reuni\u00f3n es un lugar donde invierten su tiempo muchas personas simult\u00e1neamente. Un minuto invertido en una reuni\u00f3n con 30 personas son 30 minutos. Una reuni\u00f3n de media hora con 30 personas son 2 jornadas laborales.<\/p>\n

Quiz\u00e1\u00a0es importante recordar que una reuni\u00f3n tiene un antes y un despu\u00e9s, que son m\u00e1s importantes en la efectividad de la misma que la propia reuni\u00f3n. Si la reuni\u00f3n no sirve para nada, no sirve para nada. Y eso se demuestra\u00a0en el despu\u00e9s pero se prepara en el antes.<\/p>\n

Si el que prepara la reuni\u00f3n pierde 60 minutos para que un punto dure 5 minutos en lugar de 15, y la reuni\u00f3n tiene 12 miembros, hemos ahorrado una hora. Matem\u00e1ticas b\u00e1sicas.<\/p>\n

Hay muchos sitios web sobre c\u00f3mo ser productivo en las reuniones (este post me gusta<\/a>). Aqu\u00ed<\/a>\u00a0hay un link que tambi\u00e9n aporta algunas nociones de trabajo sobre c\u00f3mo gestionar reuniones.<\/p>\n

Quiero compartir una cuesti\u00f3n con la que creo que he mejorado\u00a0mucho en mi inteligencia de las reuniones. He de decir que no he mejorado yo, que me han mejorado mis amigos. (Especialmente\u00a0Juan Mar\u00edn<\/a>\u00a0y Julio Garc\u00eda que son los que saben.)<\/p>\n

Un punto en una reuni\u00f3n puede tener 3 objetivos radicalmente distintos entre s\u00ed.<\/p>\n

o1) Tomar decisiones.<\/strong><\/p>\n

o2) Compartir informaci\u00f3n desde el que organiza hacia\u00a0los dem\u00e1s (o al rev\u00e9s)<\/strong><\/p>\n

o3)\u00a0Toma de Conciencia Colectiva (compartir informaci\u00f3n todos con todos)<\/strong><\/p>\n

Los describo.<\/p>\n

o1) Una reuni\u00f3n puede servir para tomar decisiones. \u00a0Cuando un punto de un orden del d\u00eda (si no hay orden del d\u00eda no hay posibilidad de que la reuni\u00f3n sea productiva) no se sabe para qu\u00e9 sirve, entonces es seguro que no sirve para nada. Generalmente las decisiones que se toman en una reuni\u00f3n deber\u00edan estar definidas y no definirse durante la misma. Salvo que el grupo est\u00e9 muy alineado o sea muy peque\u00f1o.<\/p>\n

o2) Una reuni\u00f3n puede servir para compartir informaci\u00f3n desde (o hacia el que) organiza. En ese caso hay modos m\u00e1s productivos, como por ejemplo enviar un correo electr\u00f3nico, solicitar una encuesta o tomar un caf\u00e9. Cierto que a veces compensa enunciar los titulares durante la reuni\u00f3n, pero como cada uno tiene un inter\u00e9s diferente, invertir mucho tiempo\u00a0ah\u00ed tiene un efecto dispar.<\/p>\n

o3) Una reuni\u00f3n puede servir para compartir\u00a0informaci\u00f3n desde los miembros del grupo hacia los miembros del grupo. La «toma de conciencia» com\u00fan s\u00f3lo se puede dar en esas situaciones. Y es un aspecto muy importante en la vida de cualquier organizaci\u00f3n. Como en\u00a0la reflexi\u00f3n particular, la reflexi\u00f3n colectiva debe tener un comienzo y un fin. Adem\u00e1s\u00a0cualquier reflexi\u00f3n\u00a0debe tener tambi\u00e9n un tiempo de reposo, y eso generalmente no se puede dar en una reuni\u00f3n, donde los diferentes polos est\u00e1n inmersos en «la batalla por tener raz\u00f3n».\u00a0Finalmente debe conducir a algo. Pues la reflexi\u00f3n sin acci\u00f3n conduce a la melancol\u00eda.<\/p>\n

Un punto del orden del d\u00eda que sirva para compartir el problema, definir la decisi\u00f3n a tomar y, simult\u00e1neamente, elegir la «mejor» soluci\u00f3n es el mayor ladr\u00f3n de tiempo que se puede encontrar y en el que probablemente se tomen decisiones mejorables, colectivas pero mejorables.<\/p>\n

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