Reuniones: la gestión del tiempo del otro
Disclaimer: este es un tema que no domino. Y este post pretende únicamente compartir una reflexión basada en la experiencia.
Una reunión es un lugar donde invierten su tiempo muchas personas simultáneamente. Un minuto invertido en una reunión con 30 personas son 30 minutos. Una reunión de media hora con 30 personas son 2 jornadas laborales.
Quizá es importante recordar que una reunión tiene un antes y un después, que son más importantes en la efectividad de la misma que la propia reunión. Si la reunión no sirve para nada, no sirve para nada. Y eso se demuestra en el después pero se prepara en el antes.
Si el que prepara la reunión pierde 60 minutos para que un punto dure 5 minutos en lugar de 15, y la reunión tiene 12 miembros, hemos ahorrado una hora. Matemáticas básicas.
Hay muchos sitios web sobre cómo ser productivo en las reuniones (este post me gusta). Aquí hay un link que también aporta algunas nociones de trabajo sobre cómo gestionar reuniones.
Quiero compartir una cuestión con la que creo que he mejorado mucho en mi inteligencia de las reuniones. He de decir que no he mejorado yo, que me han mejorado mis amigos. (Especialmente Juan Marín y Julio García que son los que saben.)
Un punto en una reunión puede tener 3 objetivos radicalmente distintos entre sí.
o1) Tomar decisiones.
o2) Compartir información desde el que organiza hacia los demás (o al revés)
o3) Toma de Conciencia Colectiva (compartir información todos con todos)
Los describo.
o1) Una reunión puede servir para tomar decisiones. Cuando un punto de un orden del día (si no hay orden del día no hay posibilidad de que la reunión sea productiva) no se sabe para qué sirve, entonces es seguro que no sirve para nada. Generalmente las decisiones que se toman en una reunión deberían estar definidas y no definirse durante la misma. Salvo que el grupo esté muy alineado o sea muy pequeño.
o2) Una reunión puede servir para compartir información desde (o hacia el que) organiza. En ese caso hay modos más productivos, como por ejemplo enviar un correo electrónico, solicitar una encuesta o tomar un café. Cierto que a veces compensa enunciar los titulares durante la reunión, pero como cada uno tiene un interés diferente, invertir mucho tiempo ahí tiene un efecto dispar.
o3) Una reunión puede servir para compartir información desde los miembros del grupo hacia los miembros del grupo. La «toma de conciencia» común sólo se puede dar en esas situaciones. Y es un aspecto muy importante en la vida de cualquier organización. Como en la reflexión particular, la reflexión colectiva debe tener un comienzo y un fin. Además cualquier reflexión debe tener también un tiempo de reposo, y eso generalmente no se puede dar en una reunión, donde los diferentes polos están inmersos en «la batalla por tener razón». Finalmente debe conducir a algo. Pues la reflexión sin acción conduce a la melancolía.
Un punto del orden del día que sirva para compartir el problema, definir la decisión a tomar y, simultáneamente, elegir la «mejor» solución es el mayor ladrón de tiempo que se puede encontrar y en el que probablemente se tomen decisiones mejorables, colectivas pero mejorables.