Sistemas Informáticos en la UPV ¿quién hace qué? Jidoka aplicado en la UPV
Me precio de trabajar en una de las mejores universidades del mundo (no lo digo yo, sino todos los ranquines). Es una universidad tecnológica (dónde las TIC tienen una importancia descomunal), que además es una universidad pública, (dónde el procedimiento y los papeles tiene una importancia desorbitada).
Era obvio que caminaríamos sin descanso y a toda velocidad hacia un entorno absolutamente automatizado: «sistemainformatizado».
Pero, ¿es eso bueno?
Me alarma/preocupa/cabrea cómo hemos evolucionado en los últimos años, detrás de la «organización sin papeles».
Cada cierto tiempo la universidad saca una nueva aplicación, que permite que los «papeles» se conviertan en documentos y formularios. Así ya no hace falta que yo acuda a los servicios administrativos para que manejen el papel, lo completen o lo guarden…
Ciertamente lo que puedo hacer yo, ya lo hago yo, no lo hace el otro. Y además como no tengo que comunicar información las posibilidades de perder parte por el camino se reducen,
Ahorramos en papel, mejoramos en seguridad, en rapidez… De ese modo todo es mucho mejor: más ecológico, más seguro, más confiable, más barato…
¿más barato?
Si entro en la aplicación cada día es posible que salga rentable, pero si lo hago dos veces al año ya no está tan claro.
Cada vez que tengo que rellenar documentación en una aplicación debo invertir una parte apreciable de mi tiempo en recordar qué aplicación era, dónde estaba el link, encontrarlo, recordar qué significan los campos que me pide…
Si para rellenar algo que cuesta 10 minutos, me hace falta media hora (y mucho cabreo) de lucha contra el sistema informático… no veo el ahorro.
Si sólo accedo al sistema dos veces al año es muy difícil que recuerde cómo era lo que sea que tenía que hacer. Así que la próxima vez volveré a perder el tiempo. Y eso multiplícalo por 3000 profesores y por N aplicaciones informáticas.
Y la solución es fácil. Los japoneses le llaman Jidoka (automatización teniendo en cuenta el factor humano).
Si el trabajador va a permanecer, y es bueno que así sea, en lugar de automatizar al infinito e intentar optimizar los interfaces (algo caro e inútil dada la velocidad a la que corre todo) ¿por qué no utilizamos los recursos que tenemos, y que son necesarios, para que hagan de interfaz?
Y me refiero a los fantásticos servicios administrativos de los que ya dispone la universidad, que son los que deben salvaguardar la calidad del producto final.
Formémoslos para que ellos sean el interfaz con el sistema.
Igual de ecológico, igual de seguro, igual (o más) confiable y desde luego mucho, mucho más barato.
Y, también, mucho más humano. Al menos desde mi punto de vista.